Leistungsmerkmale, die überzeugen

Servicerufnummern sollen dem Anrufer schnell ans Ziel führen. Aus diesem Grund können Sie die Regeln, nach denen ankommende Anrufe auf Ihre Zielrufnummern weitergeleitet werden, ganz dynamisch gestalten. Zahlreiche Leistungsmerkmale im Telefonnetz sorgen dafür, dass auch bei hohem Anrufaufkommen alle Anrufe schnellstmöglich Ihr Ziel erreichen. Die Performance kann über die inkludierten Statistik- und Auswertefunktionen auch jederzeit analysiert werden.

Basis-Funktionen

Der Web-Manager ist intuitiv und leicht bedienbar und erlaubt jederzeit die Verwaltung, die Konfiguration und auch die Auswertung Ihrer Servicerufnummern. Dieses interaktive Klick-Video führt Sie in den Webmanger ein und zeigt Ihnen die verfügbaren Basisfunktionen des Webmanagers und wie Sie diese in Ihrem individuellen Routing verwenden. (Durch Klick auf die Schaltflächen im Video navigieren Sie zwischen den verschiedenen Inhalten)

Für die Weiterleitung ankommender Gespräche können Sie auf eine Vielzahl an technischen Routingoptionen zurückgreifen. Die nachfolgenden Leistungsmerkmale gehören zu den Basis-Routingfunktionen und sind damit automatisch im Grundpreis aller nationalen Servicerufnummern enthalten:

  • Überlaufrouting
    Lassen Sie mehrere Ziele hintereinander anrufen. Wenn ein Ziel nicht erreichbar oder besetzt ist, wird das jeweils nächste Ziel angerufen. Bis zu 25 Ziele lassen sich so nacheinander anwählen.

  • Zeitbasiertes Routing
    Die Weiterleitungseinstellungen können in Abhängigkeit des Wochentages und der jeweiligen Uhrzeit konfiguriert werden. So können Sie bereits einen vollständigen Wochenplan erstellen, der die üblichen Geschäftszeiten, Pausenzeiten und auch arbeitsfreie Zeiten berücksichtigt. Für jede Zeitzone können Sie individuelle Routingeinstellungen vornehmen. Die Umschaltung zwischen den verschiedenen Zeitzonen erfolgt automatisch.

  • Ursprungsverteilung / Herkunftsrouting
    Mit der herkunftsbezogenen Routingoption wird aufgrund der Rufnummer des anrufenden Telefonanschlusses eine geografische Zuordnung getroffen. In Abhängigkeit der ersten beiden Ziffern der Vorwahl (01, 02, 03 u.s.w.) können z. B. abweichende Zielrufnummern oder auch Begrüßungsansagen verwendet werden.

  • Prozentuale Anrufverteilung
    Für die Anrufverteilung auf mehrere Unternehmensstandorten mit unterschiedlichen Abfragekapazitäten können ankommende Gespräche mit einer vorgegebenen Quotelung auf die verschiedenen Zielanschlüsse verteilt werden, z. B. 40% auf Ziel 1 und 60% auf Ziel 2.

  • Anrufdauerbegrenzung
    Um unbeabsichtigt gehaltene Verbindungen zu vermeiden, kann für jeden Routingplan eine optionale Anrufbegrenzung aktiviert werden. Laufende Verbindungen werden dann aus Sicherheitsgründen nach 60 Minuten netzseitig automatisch getrennt. Der Anrufer hört zuvor eine entsprechende Hinweisansage. Die sofortige Wiederanwahl der Servicerufnummer ist möglich.

  • Anruferkennung (akustische Signalisierung)
    Möchten Sie an den Zielanschlüssen nach Annahme eines Gespräches unterscheiden können, ob der Anrufer das Ziel direkt gewählt hat oder über eine Servicerufnummer zum Ziel weitergeleitet wurde, können Sie optional im Routingplan eine akMwStische Anruferkennung aktivieren. Damit wird zu Gesprächsbeginn zum Zielanschluss wahlweise ein kurzer Signalton oder die Ansage „Servicerufnummer“ eingeblendet.

  • Anrufsperren
    Die Erreichbarkeit von Servicerufnummern kann für bestimmte Ursprungsbereiche generell gesperrt werden. So lassen sich wahlweise ankommende Verbindungen aus dem Festnetz (Festnetzsperre), aus den Mobilfunknetzen (Mobilfunksperre) oder aus dem Ausland (Internationalsperre) unterbinden. Zusätzlich steht eine Sperrmöglichkeit für alle Anrufe zur Verfügung, die keine Rufnummernübermittlung eingeschaltet haben (Sperre unbekannter Anrufer).
Über den Web-Manager erhalten Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Auswertungen über die Erreichbarkeit und die Effizienz Ihrer Servicerufnummern. Hierfür stehen verschiedene Statistiken bereit, die direkt online als Tabelle oder Grafik dargestellt werden können. Ebenso stehen die Daten zum Download als Excel- oder Textdatei zur Verfügung.

Mit dem Online-Einzelverbindungsnachweis können Sie zudem auch die sogenannten „Verbindungsrohdaten“ einsehen. Der Einzelverbindungsnachweis zeigt datenschutzkonform die Rufnummer der Anrufers, Anrufzeitpunkt, Dauer des Gespräches, Zielanschluss und ggf. auch weitere Hinweise zum Gespräch.

Die Statistikfunktionen des Web-Manager gehören zu den Basis-Auswertefunktionen und sind damit automatisch im Grundpreis aller nationalen Servicerufnummern enthalten.

Profi-Funktionen

Durch die Verwendung der Parallelruf-Funktion können Sie in einem Routingplan anstelle einer einzelnen Zielrufnummer eine Gruppe von bis zu 10 Teilnehmern anrufen. Alle in einer Gruppe befindlichen Rufnummern werden gleichzeitig angewählt. Die Verbindung wird zu dem Ziel durchgestellt, welches das Gespräch zuerst annimmt.

Innerhalb eines Routingplans können auch mehrere Parallrufgruppen verwendet werden, z. B. vormittags Gruppe 1 und nachmittags Gruppe 2. Bei mehr als 10 gewünschten Zielrufnummern können innerhalb des gleichen Routingplans auch verschiedene Parallelrufgruppen nacheinander gerufen werden.

Sehen Sie sich auch unser Anleitungsvideo zum Parallelruf an:

In den Routingplan einer Servicerufnummer können bei Bedarf auch Ansagen integriert werden. Ansagen können dem Anrufer wahlweise zu Gesprächsbeginn (Begrüßungsansage), während bzw. zwischen der Vermittlung oder am Ende einer Routingkette (Endansage/Outro) eingespielt werden. Bei Buchung der Warteschleifenfunktion können die Ansagen (und Wartemusiken) auch während der Vermittlung wiedergegeben werden.

AS-Infodienste stellt systemseitig bereits einige vordefinierte Standardansagen bereit. Die Online-Ansagenverwaltung erlaubt aber auch die Integration kundeneigener Ansagen. Kundeneigene Ansagen oder Wartemusiken (für Warteschleifen) können einfach und komfortabel über den Online-Webmanager in das System überspielt werden.

Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtungen (§66g TKG) sind bei kostenpflichtigen Servicerufnummern Warteansagen für den Anrufer kostenfrei wiederzugeben. Im Rahmen der Ansagenverwaltung können Sie im Online-Webmanager festlegen, welche Ansagen für den Anrufer kostenfrei und welche Ansagen kostenpflichtig wiedergegeben werden sollen.

Die netzseitige Mailbox erlaubt Ihnen den Empfang von Sprachnachrichten. Hinterlegen Sie einfach im Routing (an letzter Stelle) die netzseitige Malbox. Nach Wiedergabe Ihrer Standard- oder individuellen Mailboxansage kann der Anrufer Ihnen eine Nachricht aufsprechen.

Neu eingegangene Nachrichten werden Ihnen automatisch an Ihre angegebene Email-Adresse als mp3-Sprachdatei zugestellt.

Durch die netzseitige Realisierung der Mailbox kann diese auch viele Anrufe gleichzeitig entgegennehmen, dies ist insbesondere bei stark frequentierten Servicerufnummern von Vorteil.

Über Ihre Servicerufnummer (oder eine gesondert hierzu bereitgestellte Durchwahl) können Sie auch Telefaxe empfangen.

Sie selber können wählen, ob Sie ankommende Telefaxe über eine routingbasierte Weiterleitung direkt auf Ihre lokale Faxnummer weiterleiten lassen oder ob Sie den netzseitigen Faxempfangsdienst nutzen möchten. Im letzterem Fall werden eingehende Faxe netzseitig angenommen und Ihnen anschließend als pdf-Dokument per Email zugestellt.


Möglich ist auch eine Kombination beider Möglichkeiten. So können Sie Faxe zunächst auf Ihr lokales Gerät weiterleiten lassen. Sollte dieses besetzt oder nicht erreichbar sein kann der netzseitige Faxempfangsdienst (als Überlauf) fungieren.

Sofern bestimmte Rufnummern oder Ursprungsbereiche von der Erreichbarkeit einer Servicerufnummer ausgeschlossen werden sollen, können die betroffenen Rufnummern gezielt in eine Sperrliste (Blacklist) eingetragen werden

Gesperrte Anrufer werden auch bei einer aktivierten Rufnummernunterdrückung zuverlässig abgewiesen, da dieser Vorgang schon direkt in der Vermittlungsstelle erfolgt. Der Anrufer hört in diesem Fall eine neutrale Hinweisansage, wird aber nicht zu Ihren Zielen durchgestellt.

Bei der Whitelist wird die Erreichbarkeit einer Servicerufnummer auf einen bestimmten Teilnehmerkreis beschränkt. Nur in der Whitelist eingetragene Rufnummern oder Rufnummernbereiche werden anhand des hinterlegten Routingplans weitergeleitet, alle anderen Anrufer werden bereits netzseitig mit einer Hinweisansage abgewiesen.

Die Bearbeitung der Black- und Whitelist kann jederzeit über den Web-Manager erfolgen.

Sofern die gleichen Zielrufnummern an verschiedenen Stellen eines Routingplans oder sogar in mehreren Servicerufnummern verwendet werden, ergibt sich bei Rufnummernänderungen oft ein mehrfacher Änderungsaufwand, da die Zielrufnummer an mehreren Stellen geändert werden muss.

Mittels des im Web-Manager integrierten Telefonbuchs kann für einzelne oder alle Ziele ein Telefonbucheintrag angelegt werden. In den Routingplan wird dann anstelle der Zielrufnummer der Telefonbucheintrag hinterlegt. Für eine Änderung der Zielrufnummer ist dann nur noch der dazugehörige Telefonbucheintrag zu bearbeiten, nicht mehr der einzelne Eintrag im Routingplan. Dies schafft zusäzliche Sicherheit und vereinfacht insbesondere ansonsten sehr umfangreiche Routingänderungen.

Grundsätzlich können an einem Zielanschluss mehrere Servicerufnummern abgefragt werden. Meist ist es aber zur korrekten Anrufannahme nötig, bereits vor der Gesprächsannahme zu wissen, welche Servicerufnummer der Anrufer konkret gewählt hat.

Mit der „Abweichenden Rufnummernübermittlung“ wird die vom Anrufer gewählte Servicerufnummer anstelle der eigentlichen Anrufernummer an das Ziel übertragen. Am Zielanschluss wird also z. B. die angewählte 0800-Rufnummer signalisiert.

Eine bestehende Servicerufnummer kann um zusätzliche Ziffern (Durchwahlen) erweitert werden. Diese zusätzlichen "Durchwahlrufnummern" können exemplarisch zur direkten Anwahl eines Ansprechpartners oder als gesonderte Produkthotline kommuniziert werden. Standardmäßig können Servicerufnummern um 1, 2 oder 3 Ziffern verlängert werden. Entsprechend ergeben sich 10, 100 oder bis zu 1000 zusätzliche Durchwahlen.

Für jede Durchwahl kann ein eigener Routingplan hinterlegt werden (mit eigenen Zielrufnummern, Ansagen, Erreichbarkeitszeiten u.s.w.). Es stehen grundsätzlich alle Optionen wie bei der (Haupt-)Servicerufnummer zur Verfügung.

Auch Durchwahlen können jederzeit über den Web-Manager neu angelegt, geändert oder bei Bedarf auch deaktiviert werden. Innerhalb der Statistikfunktionen können zudem alle Daten auch durchwahlspezifisch ausgewertet werden.

Warteschleifen können einfach in das Telefonnetz ausgelagert werden. Für jede Warteschleife lassen sich in Verbindung mit der Ansagenverwaltung eigene Ansagen (Begrüßung, Wartemusik, Endansage) festlegen, genauso wie die innerhalb der Warteschleife anzuwählenden Zielrufnummern.

Die Realisierung der Warteschleife erfolgt bei 0800-, lokalen- und internationalen Rufnummern im Rahmen der bestehenden Verbindung. Dies bedeutet, dass spätestens mit Aktivierung der Warteschleife das Gespräch für den Anrufer kostenpflichtig wird. Die Wartezeit ist nicht limitiert.

Bei kostenpflichtigen 0700- und 0180-Rufnummern muss die Warteschleife (gem. §66g TKG) für den Anrufer jedoch kostenfrei umgesetzt werden. Bei Verwendung einer Warteschleife in den betroffenen Rufnummerngassen beträgt die maximal realisierbare (für den Anrufer kostenfreie) Wartezeit 90 Sekunden. Innerhalb dieser Zeit muss also ein Anruf angenommen worden sein, ansonsten wird eine Hinweisansage (Outro) gespielt und danach der Verbindungsaufbau beendet.

AS-Infodienste berät Sie gerne ausführlich über die gesetzlichen Anforderungen und die technischen Umsetzungsmöglichkeiten in Verbindung mit Ihrem lokalen Telefonsystem und Ihren individuellen Anforderungen.

Oftmals kann eine Hotline zu verschiedenen Themenbereichen kontaktiert werden. Mit einem vorgeschalteten DTMF-Routing kann zur optimalen Anrufverteilung eine Vorqualifizierung der Anrufer erfolgen. Mit interaktives Ansagemenü präsentiert dem Anrufer per Ansage zunächst verschiedene Anrufgründe. Je nach Tastendruck wird der Anrufer dann an die zur Auswahl passenden Zielrufnummern weitergeleitet. So erreichen Ihre Kunden stets die thematisch zuständigen Mitarbeiter.

Mit interaktiven Ansagemenüs (IVR-Systemen) können Sie Ihren Kunden aber auch rund um die Uhr Serviceinformationen zugänglich machen. Von der einfachen Infoansage bis hin zur telefonischen Wissensdatenbank – Ihre Kunden erhalten stets die passenden Auskünfte. So können bereits viele Standardanfragen ohne zusätzlichen Personalaufwand geklärt werden. Selbstverständlich kann auf Wunsch jederzeit mit einer frei bestimmbaren Taste auch weiterhin eine Verbindung zu einem persönlichen Ansprechpartner angefordert werden.

Die Zusammensetzung der Auswahlmenüs, als auch die Verwaltung der hierfür benötigten Ansagen, kann über den Web-Manager vorgenommen werden. Änderungen sind damit jederzeit flexibel via Internet möglich.

Optionale Ergänzungen

Wer eine Servicerufnummer einsetzt, der möchte in der Regel für seine Anrufer auch bestmöglich erreichbar sein. Gerade im gewerblichen Umfeld erwarten Anrufer und Kunden zurecht auch einen persönlichen Service - und telefonische Erreichbarkeit gehört dazu!

Für alle Situationen, in denen Sie selber nicht erreichbar sind, empfehlen wir den Einsatz unseres Premium-Telefonsekretariats: Freundliches und geschultes Personal nimmt eingehende Anrufe dann in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben entgegen.

Die ggf. von Ihnen hinterlegten Informationen und Arbeitsanweisungen erlauben in vielen Fällen bereits während dieses Erstkontaktes die Beantwortung eingehender Standardfragen - für alles andere werden Ihnen Gesprächsnotizen und Rückrufwünsche sofort per Email, Messenger und/oder SMS weitergeleitet. Bei Bedarf können Anrufe auch aktiv vom Telefonsekretariat weitervermittelt werden. Unser Service fungiert für Sie dann wie eine Telefonzentrale oder als persönliches Vorzimmer.

Unser erfahrenes Serviceteam repräsentiert Sie und Ihr Unternehmen bestmöglich nach Aussen. Insbesondere ist uns eine empathische Gesprächsführung wichtig, so wie es sich für einen Premium-Telefonsekretariat auch gehört.

Die Steuerung, ob und im welchem Umfang Gespräche in das Telefonsekretariat weitergeleitet werden, wird über den Web-Manager festgelegt. Hier können auch jederzeit die für das Sekretariatsteam hinterlegten Arbeitsanweisungen und Unternehmensinformationen aktualisiert werden.

Weitere Informationen und eine Bestellmöglichkeit für das Premium-Telefonsekretariat finden Sie auf nachfolgender Webseite:

www.premium-telefonsekretariat.de

Über Ihre Servicerufnummer können Sie auch Telefonkonferenzen abhalten. Egal, ob 3, 20 oder bis zu 200 Teilnehmer: Mit der Premium-Telefonkonferenz von AS-Infodienste gestalten Sie Ihre Telefonrunde ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen - und das in allerbester Sprachqualität.

Auch die geordnete Durchführung von Pressekonferenzen, Webinaren o.ä. mit zahlreichen Teilnehmern und Frage-Antwort-Runden gehören zum Telefonkonferenz-Angebot.

Für besonders hohe Ansprüche werden auch moderierte Telefonkonferenzen angeboten. Hier bereitet ein externer Moderator die Umsetzung der Telefonkonferenz mit Ihnen als Auftraggeber persönlich vor, begleitet Sie bei der Erstellung der Einladung und moderiert/steuert auch die finale Live-Veranstaltung. Optional können alle Teilnehmer der Telefonkonferenz auch persönlich durch einen Mitarbeiter begrüßt und namentlich erfasst werden.

Persönliche Beratung? Selbstverständlich!

Schreiben uns einfach kurz eine Nachricht über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an!

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